SAP в Україні: виклики локалізації та ключові фактори успіху

Впровадження SAP в Україні завжди виходить за рамки «стандартного» розгортання глобального шаблону. Якщо у країнах Західної Європи часто достатньо адаптувати кілька локальних звітів і врахувати особливості оподаткування, то в Україні рівень складності набагато вищий.

Причина — у поєднанні факторів:

часті зміни податкового та бухгалтерського законодавства
велика кількість юридично обов’язкових друкованих форм
специфічні правила щодо ПДВ, валютних операцій і передоплат
особливості у відображенні основних засобів, матеріалів і собівартості

Для міжнародних компаній це означає, що «чистий» глобальний шаблон SAP в Україні не працює. Необхідно пройти шлях локалізації, що охоплює і технічні налаштування, і організаційні зміни. Досвід нашої роботи показує: успіх локалізації залежить від двох речей — правильної підготовки і залучення локальних команд.

Юридичні друковані форми: обов’язковість і масштаб

В Україні діє низка юридично обов’язкових форм, без яких бізнес не може функціонувати легально. До них належать:

рахунки-фактури
видаткові накладні
акти виконаних робіт
акти звірки
транспортні накладні (ТТН)
у деяких випадках — службові авансові звіти, договори

Кожна з цих форм має законодавчо визначені необхідні реквізити. І, на відміну від західної Європи, більшість цих форм двостороння, тобто вони мають бути підписані обома контрагентами. Відповідно типові шаблони, які вже використовуються в інших країнах вимагають адаптації до локальних вимог податкових та контролюючих органів. Деякі з форм включени в стандартний пакет локалізації від SAP, але компанії часто хочуть мати кастомізовний вигляд, з логотипами компанії, а то й з специфічними для бізнесу показниками якості, тощо. Тому в план проекта локалізації має бути закладений бюджет на адаптацію форм.

Більше того, ці документи дедалі частіше переходять в електронний формат. Системи Vchasno та M.E.Doc стали стандартом ринку. Для SAP це означає інтеграцію, а отже — додаткові інтерфейси, розробку конекторів, тестування на юридичну відповідність.

Практичний висновок: У наших проектах для ми завжди формуємо мапу друкованих форм. Це дає змогу визначити, які з них уже реалізовані у глобальному шаблоні, які треба адаптувати, а які створювати з нуля. І чим раніше ця робота розпочата, тим менше ризиків на етапі виходу в продуктив.

Електронний документообіг та банківська інтеграція

Обмін електронними документами в Україні не є обов’язковим, але це сильний тренд який неможливо ігнорувати. Рахунок йде не на кілька відсотків документообігу, часто великі компанії обмінюються 50% і більше документів в електронному вигляді. А деякі великі компанії (які можуть диктувати свої правила) навіть вимагають це від своїх постачальників. Акти виконаних робіт, рахунки, акти звірки часто передаються у цифровому вигляді. А електронну товаро-транспорту накладну (ТТН) держава вже ось ось обіцяє зробити обов’язковою.

Не треба забувати і про банківську інтеграцію. Більшість українських банків підтримує Європейський стандарт MT940. Водночас деталізація виписки у різних банків різна, що може потребувати додаткових налаштувань, зокрема для збільшення відсотку документів, що будуть проводитись автоматично, співставлятись з реальними інвойсами в системі. А ось єдиного стандарту формату платіжних доручень в Україні немає, і тут потрібна розробка. Нарешті особливої уваги потребує проводка вхідних передплат, так як передплати релевантні для ПДВ і мають містити коректний код податку – зазвичай це також потребує розширень системи.

У той же час як кастомні розробки SAP часто потребують значних ресурсів та часу, наші готові рішення дозволяють швидше отримати результат. Наприклад, EDE спрощує обмін електронними документами з контрагентами та державними системами.

Висновок

ПДВ завжди потребує найбільше часу, тестування і зусиль на реалізацію особливих сценаріїв конкретного бізнесу.

Приклад: На проекті JDE саме підготовка master data стала найтривалішим етапом. Команда виконувала кілька хвиль завантажень, кожного разу проходячи валідацію з локальними key users. Без цього SAP не зміг би коректно працювати з українською специфікою.

ПДВ: головний виклик

Реалізація обліку ПДВ – є найголовнішим викликом проекта локалізації SAP. Авжеж, ПДВ є податком, до якого прикута найбільша увага податкових органів. Це не один звіт в кінці місяця, напроти – найбільша складність полягає у формування щоденних документів – податкових накладних, які супроводжуються всі продажі та покупки компанії. Коректне формування податкових накладних та коригуючих податкових накладних є іноді досить нетривіальним навіть для досвідченого бухгалтера.

Тільки з точки зору законодавчих вимог можна побачити, що податкова накладна має 13 причин для коригувань і 17 спеціальних випадків складання, а декларація з ПДВ має 6 додатків, що розкривають відобразити аналітику по операціям компанії. До цього додається облік так званої першої-другої події, яка вимагає формування податкових накладних для передплат і, потім, для частково передплачених відвантажень продукції.

SAP включає базову локалізацію ПДВ в стандартний пакет поставки. Але часто особливі сценарії вимагають додаткових розробок. На це треба резервувати відповідний бюджет часу і зусиль.

Наша компанія має власний продукт – локалізацію обліку ПДВ в SAP. Наша розробка VATSOL включає в собі ряд функціональностей, що відсутні у стандартній локалізації, зокрема для агробізнесу та рітейл компаній. Продукт значно зручніший для щоденної роботи бухгалтера і надає більш потужні інструменти для аналіза комплексних ситуацій.)

Висновок:

Локальні рахунки та глобальна консолідація

Один з найскладніших організаційних моментів — співставлення (мапінг) локального плану рахунків із корпоративним.

Головний офіс хоче бачити єдину структуру для консолідації. Для цього в усіх компаніях групи використовується єдиний план рахунків (очевидно, відмінний від українського).
В той самий час, український план рахунків є законодавчою вимогою, а також спільною мовою при податкових перевірках.

Жодна сторона не може ігнорувати іншу. І коректний мапінг рахунків – це критично необхідна основа успіху проекта і зменьшення потенційних проблем після запуску, коли поміняти мапінг вже буде складно.

Best practice: Ми формуємо робочу групу: представник HQ, локальний бухгалтер і консультант SAP. Це дозволяє зрозуміти, які рахунки потрібні для аудиту, які для групової звітності, і знайти правильне рішення. Досвідчений консультант може значно допомогти процесу мапінгу, пояснивши як будуть формуватись проводки в деяких областях обліку - наприклад, основних засобах, обліку матеріалів. Це дозволяє прискорити процес мапінгу та уникнути помилок в майбутньому.

Приховані складності локалізації

Крім очевидних пунктів, Україна додає ще кілька проблемних зон:

Валютні курси — валютні операції проводяться по курсу НБУ, це законодавча вимога. Тоді як деякі клієнти також потребують завантаження в систему комерційного курсу, наприклад для розрахунку ціни товарів, коли прайс лист сформовано у валюті.
Передоплати — масово використовуються у локальних розрахунках, при цьому передплати релевантні для ПДВ і тому мають бути проведені з правильним кодом податку та бути прив’язаними до замовлення клієнта.
Основні засоби — для коректного обліку необхідна паралельна оцінка за трьома стандартами (груповим, локальним, податковим).
Малоцінні матеріали — існує практика обліку на складі навіть малих матеріалів, таких як канцтовари. Це часто йде у розріз з вимогами групи, де зазвичай дрібні товари відразу списуються на витрати. Це питання зазвичай вирішується організаційно, але вимагає обговорення і виключення деяких категорій з такого правила, наприклад запчастин.
Раннє закриття періоду — HQ міжнародних компаній часто вимагає закриття на 3–4 день, тоді як рахунки постачальників можуть надходити пізніше. Це також питання, якому потрібно приділити увагу, знайти відповідні організаційні рішення та допустимі виключення із правил.
Собівартість — точний розрахунок вартості запасів є законодавчою вимогою. Найтиповіше рішення для обліку запасів – це середньозважена ціна. Вона легка у впровадженні, відповідає законодавчим вимогам і спрощує аудит. Але ситуація ускладнюється у випадку наявності у клієнта виробництва і використанні так званої стандартної ціни (standard price), яка, нажаль, не відповідає законодавчим вимогам. В такому разі необхідно впровадження Material ledger – інструменту точного розрахунку фактичної собівартості. На нашому досвіді є проекти як з звичайним – щомісячним – розрахунком собівартості, так і впровадження особливої функціональності AVR (Alternative valuation run), яка дозволяє порахувати собівартість за більш довгий проміжок часу (наприклад рік – що актуально для компаній агро сектору)

Рекомендація: одразу планувати гібридну модель — SAP як ядро, локальні інструменти для спеціальних форм звітності та обліку персоналу.

Статистична звітність в SAP, облік персоналу і зарплати

SAP може формувати основні фінансові звіти, але не покриває всіх потреб:

Так формування балансу та P&L покривається стандартною функціональністю (транзакція F.01)
А, наприклад, для формування звіту про рух грошових коштів (форма 3) потрібно налаштовувати і потім підтримувати так звану, підсистему кореспонденції рахунків – це складне налаштування. Деякі клієнти віддають перевагу ручному формуванню звіту замість зусиль на налаштування і підтримку підсистеми кореспонденції.
Звіт з податку на прибуток здебільшого формується поза системою
Специфічні звіти для окремих індустрій – наприклад форма 3-Торг у ритейлі – відсутні в стандартній локалізації, їх треба розробляти.

Окреме велике питання – це облік персоналу та розрахунок заробітної платні. У SAP є модуль обліку персоналу, але часто вартість його впровадження виходить за рамки проекта. Типовими рішеннями є: або ведення обліку персоналу в зовнішніх програмах і інтеграція їх з SAP, або передача такого обліку зовнішньої агенції чи аудиторській компанії

Роль локальної команди

Жодна глобальна модель не може бути успішною без участі локальних користувачів. Саме вони будуть користуватись системою в майбутньому, і тому саме їх ефективна робота після запуску і буде мірилом успіху проекту. Локальна команда – це міст між глобальним баченням і локальною реальністю, люди на плечи яких лягають організаційні рішення по адаптації процесів компанії до SAP. І тому їх залучення критично необхідне для своєчасності таких організаційних рішень, поліровці функціональних налаштувань системи і, як наслідок, успіху впровадження в цілому.

Ми рекомендуємо залучати локальну команду з самого початку проекту. Її учасники мають мати відповідні повноваження і досвід у процесах компанії, щоб мати можливість впровадити необхідні організаційні зміни. Команда має бути замотивована, можливо й матеріальними бонусами за успіх проекту.

Крім організаційних змін локальна команда приймає важливу участь у:

Підготовці та очищенні мастер даних (довідників)
Тестуванні системи, зокрема фокусуючись на сценаріях, типових саме для локального бізнесу, які HQ часто навіть не усвідомлює

На нашому досвіді проактивна участь локальної команди є чи не найважливішим фактором, якому надаль приділяють недостатньо уваги. Найуспішніші проекти по нашому досвіду відбувались саме завдяки активній участі локальних спеціалістів.

Висновок

SAP в Україні — це завжди баланс між глобальним стандартом і локальними вимогами.

Ключі до успіху:

Врахувати складності та особливості локальних вимог: ПДВ, друковані форми, тощо, і планувати проектний бюджет включаючи такі роботи.
Інвестувати час у очишення та підготовку мастер даних, мапінг рахунків ще до початку тестувань.
Максимальне залучення локальної команди від старту до продуктивного запуску проекта.

Тоді SAP стає не лише інструментом для консолідації, а й реальною конкурентною перевагою на українському ринку. Досвід наших проектів доводить: коли глобальні практики поєднуються з локальною експертизою, результатом є не тільки відповідність вимогам, а й реальна бізнес-цінність.